典型用户之二
信息化为小任果业带来企业管理的突破
客户高层感言
市场变化万千，为什么总比对手的销售反映速度慢，销售价格也不理想。有时销售订单越来越急，存货出入库频繁，仓库面积又有限，在途的多少？已占用的多少？现存的多少？可用的多少？都是我们要随时需要掌握的数据，怎么办呢？这就需要有一个很好的管理系统，能随时实时地查询到订单情况、存货现存量、在途量和可用量。用友软件帮助我们做到了这些，使用用友软件企业得到了实惠，感谢用友软件及友联公司的努力！
——银川小任果业有限公司总经理 任爱民
通过用友通财务业务一体化软件的实施，使库存管理和销售管理实现了业务管理的事前计划、事中监控预警与事后分析，提高了市场的反应速度，实现企业管理的过程控制，使公司的管理由以前的粗放管理进入到精细管理阶段。
——银川小任果业有限公司财务部主管会计 韩永辉
小任果业简介
银川小任果业有限责任公司（以下简称“小任果业”）是目前宁夏区内最大的集水果、蔬菜、种植、批发、零售为一体的综合果蔬专业经营企业之一。公司地处东环路水果批发市场内，现拥有果蔬连锁销售超市10多家,优质果品生产基地1300多亩，大中小型配货车辆13辆，果蔬保鲜冷库有5000立方米，拥有从业职工200多名，固定资产总值达1500万元。小任果业从事水果、蔬菜批零销售18年，在西安、广州、兰州、北京、海南、福建、新疆等地设有固定采购批发点。有销售品种500多种（水果300多种、蔬菜200多种），公司2006年销售果品、蔬菜达5000万公斤，销售收入1.2亿元。
2006年8月，为了适应现代果蔬营销市场行情的变化，同时也为了积极响应区、市、县政府“关于加快发展现代农业”的号召，公司打破原有经营模式，锐意进取、开拓创新，紧紧抓住永宁县大力支持现代农业发展的契机，积极延伸产业链条，在永宁县胜利乡胜利村、许旺村租赁土地1300亩，开始建设“宁夏小任果业现代农业科技园区”，同时启动了果品生产的企业化标准探索与制定工作。公司在2007年元月份被自治区评为永宁县设施园艺龙头企业，2007年4月份被银川市评为银川市设施园艺龙头企业。
企业管理现状及难点
随着近年来水果市场需求的快速发展及市场竞争的日趋激烈，公司现有的财务与业务采用手工管理方式，跟目前企业快速增长的速度相比已捉襟见肘，业务处理总是拖拖拉拉，相关信息无法快速及时反馈，对市场变化反应极慢。再加上水果行业季节性强、保质期短等的特点，在采购、销售、仓储、配送、财务以及前端商超等各方面管理越来越繁琐，各项数据都不能及时准确的获取。
随着企业销售规模的扩大，对物流和资金流的管理难度也越来越大。手工统计销售数据，速度慢、容易出错，账实（物）经常不符，造成汇总数据不及时、不准确，对销售过程缺乏有效监督，造成大量死账呆账。结果造成企业在流通领域的成本居高不下，企业的市场决策缺乏准确的量化依据。这就需要企业有一个良好的管理系统，及时准确地解决这些问题。
企业清醒地认识到，如不想办法摆脱目前的这种状况，公司必定会在不断发展壮大中处于被动。然而如何突破这种束缚企业前进的壁垒，使企业能够在稳定中获得长足的发展呢？一时之间成了摆在公司领导桌面上一道急需解决的问题，经过公司领导磋商，决定采用计算机软件管理，由任总带头成立信息化领导小组专门负责信息化项目，借此全面提高公司的管理水平和市场竞争能力。
企业信息化领导小组在对公司的业务与管理进行了全面诊断分析后，发现了在整个财务核算与业务管理中存在很多的弊端和不足，问题主要表现在：
1、信息化基础薄弱，信息实时共享差。长期的手工财务核算与管理方式，使得业务处理的人员不少，但业务处理效率不高。虽然配有计算机，但只是通过EXCEL表格将一些财务数据进行简单的统计，没有系统的考虑与管理。各部门之间没有建立计算机网络，单据也只是一式三联的在各部门传递，这种情况往往使财务不能及时地反映客户与公司的往来账款，销售部门不能实时了解客户的应收款往来情况，使回款与发货的控制不能及时衔接。
2、库存账目不清，没有做到总账与明细账的对应。仓库保管员对库存商品入库的情况无法及时统计，无法给销售部门提供及时的数据，经常出现货物配送后不能及时掌握各配送店面的实际库存，只能通过定期盘点后才能上报销售数据，这样就导致统计数据总是比实际需要滞后二天时间。
3、库存账与实物账对账不平，经常出现库存盘亏、盘盈现象。
4、销售与库存信息经常脱节，虽然开了出库单，商品是否发出并不清楚，商品发出多少不清楚，库存商品够不够也不清楚，经常出现发错商品的情况，影响客户的满意度。
5、业务流程缺乏有效地实时控制，工作效率不高，送货车经常走重复的路线，造成运送货物车辆费用居高不下。
6、每到销售旺季经常会出现人手不足，一人多职，导致严格执行业务制度就根本不可能，而且缺乏有效的监控手段。销售回款不及时直接影响到企业的资金周转运作，因此，急需要能够随时了解各个客户的应收款、已收款、未收款情况的统计表及明细表，这对于企业的决策者来说是至关重要的。
7、公司的业务多数是批发业务，在以往的工作中，有时客户在提货时是现金结算，有时会在下月或以后付款，这样每天都需要出纳和会计进行对账，出纳部分统计的是现收款，会计部分统计的是应收款、已收款和未收款情况，数据经常会统计得不准确、不及时。同时也通过Excel电子表格的方式来统计，但因为据量大容易出错，而且不易查询。
8、小任果业财务、采购、销售、仓库之间仅凭一式几联的手写单据核算记账，各个仓库、配送中心距离财务很远，每天业务单据使用10至12本多，到了旺季业务单据数量增加至20多本。库房管理员兼配送员6位，财务人员5位，所有的工作时间都用在了抄记单据核对数量和往返仓库、财务室的路上。库管员和配送员将每天给各大超市配送的蔬菜水果数量从出库入库单据中统计出来制作成ExceL表格，由于水果蔬菜品种近千余种，每天配送货物又多又杂，还有各大超市由于市场行情变化随时做出超市之间的产品调配。这些繁琐的工作都由三个配送员完成，做出的ExceL表格提交给财务主管审核，审核结束后编制汇总成实际流量表提交给任总查阅，然后做出工作指示。 增加的工作量使工作人员疲惫不堪，所有客商全在财务室进行往来结算，人多手杂经常出错。
应用模块
财务系统：总账(往来管理、现金管理、项目管理)、UFO报表
业务系统：业务通(采购管理、销售管理、库存管理)、存货核算
系统应用价值
1、采购管理方面，杜绝盲目采购并能保证产品正常供应，降低仓库成本、减少库存的资金积压，保证最合理的库存数量，使公司的流动资金增多。实时准确地掌握库存量，杜绝管理上的漏洞，谁出现短缺谁就按原价赔款。同时，也不再会出现商品在仓库内存储时间太长的情况了。
2．销售管理方面，现在对促销人员的销售业绩可以随时看到，通过观察他们的销售量，能有效评估销售人员业绩，奖惩分明，同时也能对市场价格更准确分析及时了解客户与市场需求变化，对于每一天发出了多少货，都是哪些分销商，应收账款是多少，在软件上随时都能查到，对于分销商的发货单价也得到了有效的控制。
3．库存管理方面，规范并细化了仓库管理，有效控制了各类库存资源，降低存货成本，避免缺货，减少缺货带来的经济损失。在库存给定了最高储备量的情况下，高于最高储备量的物资将无法入库进账，低于安全量时也及时报警。杜绝了各种人为因素在信息化和软件系统面前的违规操作，使得操作流程正规化。
4．财务核算与管理方面，合理进行资金调配，提高资金的利用率，加强账款控制减少坏账发生，及时地反映企业经营状况，给出有效的分析数据。决策靠数据，调研靠依据，使企业减少了决策的简单化、盲目化和失误。这也体现在企业全面实现了计划管理上，有计划才有采购、有计划才有支出，从而降低了运营成本，提高了资金使用效率和效益。
5．信息传递与共享方面，彻底解决了信息孤岛，信息资源得到了充分的利用，我们及时地了解动态数据。通过信息化管理软件的监督运行，使领导层的决策有了依据，管理力度得到了更大的提升，以业务为核心的崭新管理机制，加强了对企业资金使用的监管力度，使资金效益达到最优化，实现了资金流与物流一体化的管理。同时，利用软件的管理模式来规范我们内部的管理，提高了企业对市场迅速作出反应的能力，同时提升了企业竞争力，真正实现了优胜劣汰的市场竞争机制。
客户证言（综合评价）
经过近3年的财务物流系统的使用，用友软件的实用性得到了充分验证，并且给小任果业日常财务、业务工作带来了方便，使小任果业的财务、业务处理有了很大的变化。在财务方面，已由手工填制凭证转为计算机填制凭证，并且凭证使用打印机打印；在明细帐上甩掉了手工记帐，财务软件在部门明细帐、多栏帐提供了强大的查询及编辑功能，这可使财务人员及管理层随时都能了解各部门的经营情况及费用明细、往来明细（供应商往来、客户往来、个人往来），并及时进行分析。
在报表方面，用友软件无愧于中国UFO中的NUMBER ONE，它具有强大的报表编辑功能，操作界面的EXCEL化，以及与其他财务软件、EXCEL等办公文件的信息转换，这都给财务人员进行报表的编制与分析提供极大的方便，并在每月2、3号左右就能提供给总经理所需的三大报表（资产负债表、损益表、现金流量表）、各部门利润表、费用明细表。
在业务方面，单据的录入、审核、向财务传单、记帐、结帐形成了库存的自动化管理，这使小任果业总店、水果配送、蔬菜配送库的库管员将大量时间投入到了入库、出库及库存余额数据的核实中，而且可使财务人员和业务人员能随时了解到商品的采购情况及销售情况、库余情况，特别是可以对各单品的销售情况及毛利情况进行分析，这使企业更合理安排采购、调整货品结构、商品定价起了极其重要的作用，更重要的实现了财务与业务单据的同步核算，既准确又及时,并实现各个环节的层层审核，保证了财务与业务的顺利运转。
另外，在与宁夏友联公司的合作过程中，小任果业的操作人员除了接受软件日常服务外，友联公司还协助企业建力了企业内部局域网，并对在电脑杀毒，对公司财务管理方面出现的一些问问题提供了合理化建议。
总之，通过与宁夏友联公司的合作以及用友通财务业务一体化的应用，进一步加强了小任果业的经营管理，使企业的经营管理达到一个新的高度，对小任果业的快速、良好发展起了很好的助推作用。
——小任果业财务部 全体人员